Washing Rooms

1. All laboratory materials must be indelibly marked with the lab initials using a glass pen and/or permanent marker, with the lab initials.
2. Materials sent to the washing room must not have labels or permanent marker markings (except lab initials).
3. Containers with solutions, culture media and other items for sterilization/decontamination must be labeled with the name of the solution or medium.
4. The material to be transported to the washing rooms must be carefully sorted and placed in bowls, which must then be placed on lab trolleys. The trolleys containing the material to be treated must be placed outside the laboratory.
5. All containers that have held any chemicals or solid culture media must be thoroughly rinsed and scrubbed, if necessary, before being placed on the trolleys, so that they are completely free of residues.
6. All containers to be washed must be sent without lids.
7. The intended treatment for the material contained in each basin must be specified by placing a notice on an A4 sheet of paper or, label the basin with one of the following indications:

• Wash
• Decontaminate and wash
• Decontaminate and discard
• Sterilize
• Contaminated N2 – Risk Group 2 Biological Agents

8. Only non-disposable materials (e.g. flasks or Erlenmeyer’s) or items that cannot be placed in biological waste containers (e.g., soil) should be sent to the washing rooms for “Decontamination and Discard.” Soil should be placed in small quantities in bags suitable for autoclaving, as it becomes very heavy when wet. The ITQB NOVA Safety Committee provides laboratories with appropriate containers for disposable materials with biological contamination, which are handled by an external company.
9. No container that has held a product which, when heated, released irritating or toxic gases may be sent to the washing rooms. These containers must be decontaminated with bleach or other appropriate chemical decontaminants for 24 hours, in accordance with specifications, and disposed of by the lab itself following safety protocols. Appropriate safety rules must also be followed for the decontamination and disposal of unused reagents. Depending on their toxicity, they may be discarded via the wastewater system on the 1st floor of ITQB NOVA or delivered to the waste warehouse for chemical treatment by an external company.
10.   Materials to be autoclaved must include a piece of autoclave indicator tape.
11.   The normal conditions for sterilization are: 121°C, 20 minutes. Special cases will be handled within the capabilities of the service and must be arranged in advance.
12.   Liquid media containers for autoclaving should not be filled above 80% of their nominal volume.
13.   Broken glass, cracked glass or glass showing signs of significant wear should not be sent to the washing rooms Handling this material poses an increased safety risk to employees in the washing rooms and the end result may not be effective.
14.   Only the bench-top autoclaves can be used outside of staff working hours. This option requires prior training and must be coordinated with the staff of the washing rooms during working hours, also for the clarification of any questions. It is mandatory to sign the log book for this purpose
15.   Ovens must be turned off when no longer needed.
16.   Washing rooms should not be used as storage areas for waste, whether solid or liquid.
17.   It is not the responsibility of washing rooms staff to refill laboratory tip boxes.
18.   Contaminated glassware must arrive at washing rooms sealed to prevent spills.

IMPORTANT: Remove the aluminum foil from all items sent for decontamination, leaving the necks of bottles, Erlenmeyers and cylinder necks visible.

19.   Contaminated needles and other sharp objects must be placed in designated containers provided to laboratories by the Safety Committee. These containers are handled by an external company.
20.   Anaerobic flasks are ONLY sterilized overnight to prevent accidents.
21.   Autoclave schedule:

11:00 and 15:00 on the 5th floor

11:00 and 15:00 on the 3rd floor

11:00 and 15:00 on the 6th floor

Please place all containers in the lab cart located outside the washing room at least 15 minutes before autoclaving time.

Materials will not be accepted unless:

• Properly labeled;
• Placed in basins and carts;
• Free of residues and without stoppers;
• Packaged in bags suitable for autoclaving.
• In good condition (e.g. not broken, cracked, or showing signs of heavy wear)

Containers that have undergone chemical decontamination are not autoclaved.

Reminders:

1. Material that is not identified with the laboratory’s initials will not be collected or will be returned untreated.

2. Material that has not been previously rinsed or that has lids will be returned to the respective laboratory.
3. Material that is not separated, placed in containers, and properly labeled according to the treatment to be received will not be collected.
4. The delivery of materials to the laboratories is only made in the late afternoon and the carts with the materials will be left outside the labs. Washing room staff do not stow the materials in labs. Labs are responsible for collecting their materials from the washing rooms if they need them before the delivery time or if specific requirements apply.
5. Broken glassware, with cracks or signs of heavy wear, cannot be sent to the washing rooms. If the research groups themselves consider repair to be beneficial, they should request this from the ITQB NOVA Glass Workshop or another suitable provider.

Requests of a specific nature must be made by each laboratory:

The services provided by the washing rooms are of a general nature and cannot accommodate specific requests (e.g., delivery of hot flasks fresh out of the autoclave, detergent-free washing, manual rinsing with distilled water after machine washing, prolonged drying). These services must be handled by each lab. Benchtop autoclaves are available for specific programs or work outside of staff working hours. Signing the respective logbook is mandatory, remembering to record the duration and temperature used, the group name, the name of the user, and phone extension.

Com estas normas pretende-se melhorar  a produtividade e a qualidade do trabalho desenvolvido nas salas de lavagens do ITQB NOVA, assim como a segurança dos seus funcionários e de todos os que trabalham no ITQB NOVA.

Para tal, pedimos que leia atentamente estas normas, as afixe em local bem visível no laboratório e siga criteriosamente as seguintes indicações e recomendações:

1. Todo o material de laboratório deve ser marcado com caneta de vidro e/ou marcador permanente de forma indelével com as iniciais do laboratório.
2. Todo o material enviado para a sala de lavagens não deve ter etiquetas nem marcações de marcador permanente (exceto as iniciais do laboratório).
3. Recipientes com soluções, meios de cultura e outros para esterilizar/descontaminar, devem ser enviados com a identificação do nome da solução, meio de cultura, etc. para a sala de lavagem.
4. O material a transportar para a sala de lavagem deve ser cuidadosamente separado e colocado em alguidares e estes devem ser colocados nos carrinhos dos laboratórios. Os carrinhos com o material para tratar devem ser colocados no exterior do laboratório.
5. Todos os recipientes que tiverem contido qualquer produto químico ou meios de cultura sólidos devem ser cuidadosamente passados por água e escovilhados, se necessário, antes de serem colocados nos carrinhos, de forma a que fiquem completamente isentos de resíduos.
6. Todos os recipientes para lavar devem ser enviados sem tampas.
7. O tratamento pretendido para o material contido em cada alguidar deve ser especificado, colocando um aviso em folha A4, ou numa bacia identificada, com uma das seguintes indicações:

•         Lavar
•         Descontaminar e lavar
•         Descontaminar e descartar
•         Esterilizar 
•         Contaminado N2 – Agentes Biológicos de Grupo de Risco 2

8.   Só devem ser enviados para as salas de lavagens para “Descontaminar e Descartar” materiais não descartáveis (p. ex. frascos ou erlenmeyers) ou que não possam ser colocados nos contentores para resíduos biológicos (p. ex. terras). As terras devem ser colocadas nos sacos próprios para autoclave em pequenas quantidades, porque se tornam muito pesadas quando estão molhadas. A Comissão de Segurança do ITQB NOVA disponibiliza contentores próprios aos laboratórios para a eliminação de materiais descartáveis com contaminação biológica. Estes contentores serão tratados por uma empresa externa.
9.   Nenhum recipiente que tenha contido um produto que, quando aquecido, liberte gases irritantes ou tóxicos pode ser enviado para as salas de lavagens. Estes recipientes devem ser descontaminados com lixívia ou outros descontaminantes químicos apropriados durante 24 horas, de acordo com as especificações, e descartados pelo próprio laboratório, também de acordo com as especificações. Devem ser também seguidas as regras de segurança apropriadas para a descontaminação e eliminação dos reagentes não utilizados. De acordo com a sua toxicidade, poderão ser descartados, de preferência, no esgoto da sala de tratamento de águas do 1º piso do ITQB NOVA ou entregues no armazém de resíduos para tratamento químico por uma empresa externa.
10. O material a autoclavar deve conter um pedaço de fita indicadora de autoclavagem.
11. As condições normais de esterilização por autoclavagem são: 121ºC, 20 minutos. Casos especiais serão atendidos dentro das possibilidades do serviço e deverão ser combinados antecipadamente.
12. Os recipientes com meio líquido para autoclavar não devem estar cheios acima de 80% do seu volume nominal.
13. Não deve ser enviado para as salas de lavagens material de vidro partido, com fendas ou com sinais de grande desgaste. O tratamento deste material represente um risco de segurança acrescido para os trabalhadores das salas de lavagens e o resultado final poderá não ser eficiente.
14. Para a utilização de um autoclave fora das horas de serviço dos funcionários apenas podem ser considerados os autoclaves de bancada. Esta possibilidade requer um treino prévio e deve ser articulada comos funcionários das salas de lavagens durante as horas de serviço, também para o esclarecimento de dúvidas. É obrigatório assinar o log book para este efeito.
15. Se for usada uma estufa, esta deve ser desligada assim que deixe de ser necessária.
16. As salas de lavagens não devem ser utilizadas como locais de armazenamento de lixo, seja sólido ou líquido.
17. Não é função dos assistentes operacionais das salas de lavagens  o enchimento das caixas de pontas dos laboratórios.
18. O material de vidro contaminado tem de chegar fechado às salas de lavagens, para evitar derrames.

19. As agulhas contaminadas e outros materiais cortantes devem ser colocados em contentores próprios fornecidos aos laboratórios pela Comissão de Segurança. O tratamento destes recipientes é feito por uma empresa externa.
20. Os frascos anaeróbios são APENAS esterilizados durante a noite, de forma a evitar acidentes.

21.Horários das autoclavagens:

• 11:00 e 15:00 no 5.ºpiso
• 11:00 e 15:00 no 3.ºpiso
• 11:00 e 15:00 no 6.ºpiso

Pedimos que coloquem todos os recipientes no carrinho de laboratório que se encontra à porta da sala de lavagens até 15 minutos antes da hora das autoclavagens.

Não será aceite material que não esteja:

• Devidamente identificado;
• Acondicionado nos alguidares e nos carrinhos;
• Isento de resíduos e sem rolha;
• Acondicionado em sacos próprios para autoclave;
• Em boas condições (p. ex. que não esteja partido, com fendas ou com sinais de forte desgaste).

​Não são autoclavados recipientes que tenham sido sujeitos a descontaminação química.

Relembra-se que:

1.   O material que não estiver identificado com as iniciais do laboratório não será recolhido ou será devolvido sem ter sido tratado;
2.   O material que não tenha sido previamente passado por água ou que tenha tampa será devolvido ao respetivo laboratório;
3.   O material que não esteja separado, acondicionado em alguidares e estes devidamente etiquetados consoante o tratamento a receber, não será recolhido;
4.   A entrega do material nos laboratórios é feita apenas no final da tarde e os carrinhos com o material serão deixados no exterior dos laboratórios. Os funcionários das salas de lavagens não arrumam o material nos laboratórios. É da responsabilidade de cada laboratório recolher o seu material das salas de lavagens se dele necessitar antes do horário de entrega ou se o material tiver que obedecer a requisitos específicos; 
5.   Material de vidro partido, com fendas ou sinais de forte desgaste não pode ser enviado para as salas de lavagens. São os próprios grupos de investigação que, caso considerem a reparação uma mais valia, devem solicitar a mesma junto da Oficina de Vidro do ITQB NOVA ou de outro local que considerem adequado.

Solicitações de caráter particular deverão ser realizadas por cada laboratório:

Os serviços oferecidos pelas salas de lavagens são de índole geral, pelo que não podem dedicar-se a solicitações de caráter particular (como sejam a entrega de frascos quentes acabados de sair do autoclave, lavagem sem detergente, passagem manual por água destilada após lavagem na máquina, secagem prolongada, etc.). Estes serviços com requisitos próprios devem ser realizados por cada laboratório. Para programas específicos de autoclavagem ou trabalho fora das horas de serviço dos funcionários, por exemplo, foram colocados, em cada sala de lavagem, autoclaves de bancada que podem ser usados pelos laboratórios. É obrigatório assinar o respetivo log book, não esquecendo de registar a duração e a temperatura usada, o nome do grupo, o nome do utilizador e a sua extensão telefónica).